Gerenciar equipe remota: conheça algumas práticas indispensáveis!

7 minutos para ler

A gestão de equipe é uma responsabilidade da liderança de cada setor. Contudo, é um grande desafio lidar com diferentes tipos de profissionais, perfis e funções em um mesmo departamento. Por isso, o gestor precisa ficar atento a tudo que está ligado ao colaborador e ao trabalho. Afinal, se um funcionário não está bem, sua função também poderá ser afetada.

Um desafio ainda maior é gerenciar equipe remota, pois a distância atrapalha a comunicação — um dos principais pilares da boa gestão. No entanto, é possível ter sucesso no gerenciamento de times que trabalham a distância, apesar de exigir bastante de qualquer líder. 

Neste post, mostramos as melhores práticas para gerenciar a equipe remotamente. Acompanhe!

Defina uma metodologia de trabalho

Primeiramente, para ter sucesso ao gerenciar suas equipes a longa distância, é necessário determinar uma metodologia de trabalho objetiva e clara. É possível utilizar, por exemplo, o SCRUM, no qual a equipe determina um backlog de atividades que precisam ser feitas e organiza cada etapa em sprints.

Então, é realizado um acompanhamento compartilhado de tudo o que está sendo feito. Assim, todos os integrantes podem saber sobre o andamento de cada etapa e ainda conseguem desenvolver seus trabalhos de maneira independente, mas alinhados.

Há muitas outras técnicas para organizar equipes e fluxos de trabalho, inclusive, você mesmo pode formar sua própria metodologia. O importante é ter em mente que para conseguir fazer a gestão de um time remoto com excelência, será necessário ter procedimentos muito claros. 

Utilize ferramentas de gestão de equipe

Utilize a tecnologia sempre a seu favor. Existem aplicativos que auxiliam a gestão de fluxos de trabalho e a organização das equipes remotas. O ideal é utilizar, ao menos, um gerenciador de tarefas, como o Favro ou o Trello. Por meio deles, é possível criar tarefas, criar checklists, delegar funções, anexar materiais e muito mais.

Outras ferramentas cumprem o papel de auxiliar a organização de sua rotina e a gestão de equipes remotas, como o Slack. Essa é uma excelente alternativa para comunicação, troca de arquivos e criação de grupos. Lembrando que é importante ter um canal para cada cliente e mais um destinado aos diferentes setores, ajudando muito na comunicação e deixando claro todo o processo das atividades.

É possível utilizar ainda o Slack conectado diretamente com o Favro, como forma de automatizar algumas atividades e notificações. Além disso, existe toda a gama de aplicativos do Google que permite gerenciar calendários, arquivar e compartilhar arquivos na nuvem e formar apresentações. A usabilidade é excelente e, sem dúvidas, será de suma importância para organizar e facilitar a gestão das equipes.

Estabeleça protocolos a serem seguidos

Da mesma forma como na atuação presencial, o funcionário apresenta vários protocolos a serem seguidos. Assim, a metodologia remota também parte do mesmo conceito. A gestão precisa trabalhar em cima de uma documentação que determine os fatores mostrados adiante. Acompanhe!

Comunicação

Padrão de mensagens repassadas aos clientes, estilo de abordagem, deadline de resposta dos funcionários remotos e meios de comunicação são alguns exemplos. Considere ainda uma plataforma que defina a urgência das mensagens.

Sistema de trabalho

O padrão de trabalho deve ser determinado pelo protocolo. Afinal, a qualidade precisa ser mantida para entregar os melhores resultados aos clientes. Por essa razão, tenha bem definida a linguagem que utilizará, as regras a serem seguidas, as fases pelas quais um projeto deve passar, os padrões, entre outros.

Powered by Rock Convert

Ambos os pontos devem ser fundamentados na cultura empresarial da organização, pois a prioridade da empresa deve ser também a do funcionário contratado para o regime remoto. É importante lembrar que a empresa deve encorajar transparência e a responsabilidade no trabalho para obter mais eficiência.

Pense na qualidade da tecnologia para não atrapalhar os procedimentos

O mercado já disponibiliza vários instrumentos, contudo, é necessário escolhê-los com muita cautela. Sendo assim, a organização que escolhe trabalhos remotos deve contar com a ajuda de ferramentas de conversação e vídeo, a fim de ficarem em contato com a equipe por meio de um escritório virtual.

Aposte na comunicação

É imprescindível apostar em comunicação na empresa, pois, ao longo do dia, na troca de mensagens e e-mails, é muito comum as pessoas serem objetivas e práticas. O fato é que a todo instante os gestores estão atarefados, igualmente como acontece com quem trabalha com eles.

Entretanto, com uma equipe remota, ser muito breve pode ocasionar problemas. As atividades de detalhar as mensagens, estimular questionamentos e realizar descrições mais completas evitam discussões e imprevistos. Inclusive, reduzem as dúvidas e possibilitam que as tarefas sejam realizadas de acordo com o planejado.

Assim, é preciso dar esclarecimentos e detalhar as questões levantadas. Mobilize a equipe a questionar também os processos. Isso demonstra interesse, além de apontar para você a compreensão que o profissional tem da tarefa. Dessa forma, não há o risco de os trabalhos saírem da proposta esperada.

Incentive o colaborador a gerenciar o próprio tempo

É preciso que todos os profissionais saibam como gerenciar o próprio tempo, mesmo se não trabalharem de modo remoto. Consequentemente, o funcionário se torna mais independente, enquanto o líder poderá focar mais em atividades estratégicas, como buscar tecnologias e soluções para otimizar as tarefas da equipe.

Ao notar que um colaborador encontra dificuldades nessa gestão, o líder precisa procurar maneiras de auxiliá-los. Pode ser criando um modelo a ser seguido ou por meio de treinamentos. Metodologias e ferramentas como o Timesheet possibilitam mensurar a produtividade, identificar problemas na realização das tarefas e calcular os custos de um projeto.

Depois que os funcionários aprendem a autogestão, o desafio do gestor será acompanhá-los, conduzi-los e auxiliá-los na escolha de modelos de trabalho que favoreçam suas rotinas.

Ofereça incentivos aos seus colaboradores

Uma equipe que trabalha de forma remota precisa de incentivo para se manter alinhada e coesa aos objetivos, às metas e à cultura da empresa contratante. E para tal, nada melhor do que disponibilizar algumas práticas de incentivo, como eventos e viagens. Esse tipo de campanha funciona da seguinte forma: juntando resultado, motivação, recompensa e reconhecimento.

Além disso, é uma estratégia ligada à gestão de pessoas para a atrair e reter talentos. O intuito é impulsionar os colaboradores remotos a alcançarem suas metas e fazer com que a energia psicológica coloque-os em movimento, estimulando a motivação de todos.

A valorização da empresa e a personalização dos projetos, seja com campanhas e viagens, seja com eventos, é priorizada para alcançar o fortalecimento próprio, reforçar vínculos, aproximar e fidelizar os integrantes da organização que possibilita a experiência.

Por fim, a base para gerenciar equipe remota é a comunicação e a organização. Ambas devem estar muito bem alinhadas, a fim de proporcionar clareza e ótimos resultados para os funcionários e a empresa. Lembrando que é preciso ouvir sempre os seus colaboradores para conseguir melhorar ainda mais o processo.

Você gostou do nosso post sobre práticas para gerenciar equipe remota? Então, aproveite para assinar nossa newsletter e receber as próximas atualizações em seu e-mail!

Banner Go TogetherPowered by Rock Convert
Você também pode gostar

Deixe um comentário

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.